Segons Beth Kanter, experta en tecnologia, formació i capacitació del Tercer Sector i autora del blog Nonprofit Technology la manca de productivitat i sobrecàrrega de feina en l’àmbit de les entitats socials i el voluntariat sovint prové, de manera similar a moltes empreses, dels següents elements:

  • Mala gestió del correu electrònic

S’estima que en 1 hora un treballador comprova el seu correu una mitjana de fins a 36 vegades, i que el temps de resituació posterior és d’uns 16 minuts. S’estima que el cost del temps perdut pot suposar de més de 5.000$ per cada treballador i que l’allau constant de missatges de correu electrònic pot reduir el coeficient intel·lectual fins a 10 punts.

  • Reunions mal plantejades

S’estima que les reunions setmanals suposen una inversió de 31 hores i que moltes d’elles es consideren innecessàries o directament inútils. Per tant, les reunions que no estan ben dissenyades també poden ser grans abocaments de productivitat. El cost de fer reunions improductives és d’uns 37.000 milions de dòlars.

  • Interrupcions constants

S’estima que els treballadors pateixen una mitjana de fins a 56 interrupcions diàries i que el 80% d’aquestes es consideren trivials. Així, les interrupcions i distraccions en el lloc de treball poden donar lloc a grans pèrdues de productivitat. Val a dir que, alguns estudis, per contra asseguren que en alguns casos, les interrupcions poden augmentar la creativitat.

Consells per impulsar la productivitat

1- Establir “Stop Days”: es tracta de bloquejar certs dies o franges horàries per realitzar una tasques concretes o focalitzar-se en un projecte sense atendre correus, reunions ni rebre interrupcions.

2- Provar les dinàmiques de distribució de tasques: organitzar de manera adient les tasques per assolir els objectius és imprescindible. Hi ha dinàmiques específiques per a organitzar-se de manera eficient.

3- Redactar els correus electrònics de manera eficaç: respectar els horaris, sintetitzar, ser clar i directe (no és mala educació), fer preguntes concises i no posar en còpia a més gent de la necessària.

4- Aprofitar els avantatges de les noves eines comunicació interna: cada cop més entitats socials ofereixen flexibilitat al lloc de treball gràcies a les eines de col·laboració en línia (Zoom, Slack, Box, Google Drive i altres), que permeten la connectivitat i el treball remot.

5- Replantejar la forma i objectiu de les reunions: intentar programar reunions no massa llargues, plantejar-se un format diferent si creieu que pot ser beneficiós (com les reunions a peu) i conèixer les eines digitals pensades per aquesta temàtica. A l’entrada 12 eines digitals per fer més efectives les reunions, trobareu recursos per a la gestió, centrats en els objectius, en la calendarització, productivitat i per tenir reunions a distancia.

6- Evitar la tendència ‘ASAP’ o la cultura de ‘per ahir’: hi ha dinàmiques de treball en les que sembla que tot és urgent quan no ho és.

7- Crear una cultura laboral d'atenció plena: aportar el valor d’atenció plena o “Mindfulness” a la cultura laboral de la nostra entitat. Això farà que es fomenti un treball millor i es promogui el creixement i desenvolupament de les persones i els equips. Un exemple d’intervenció és, per exemple, la que està duent a terme la Philanthropy University, creant grans “Caixes de desintoxicació digital” fora de les sales de reunions per tal que els assistents hi posin els seus dispositius mòbils abans d'entrar.

8- Designar espais tranquils i zones de distracció al lloc de treball: Incloure zones de socialització, cafeteria o zones de silenci on poder desconectar o descansar. Un temps de descans durant la jornada laboral restaura el sistema nerviós, ajuda a mantenir l'energia i a que la ment sigui més adaptativa i creativa.


Fonts:

http://www.nonprofittech.com/edition/daily-pledge-platform-2018-09-05?open-article-id=8857926&article-title=the-causes-and-costs-of-lost-productivity-in-nonprofit-workplaces-and-how-to-avoid-it&blog-domain=bethkanter.org&blog-title=beth-s-blog---how-nonprofits-can-use-social-media

https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php

https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/

http://emailstatcenter.com/Usage.html

http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk_news/4471607.stm