Algunes de les novetats tecnològiques proporcionen productes en promoció a les entitats del Tercer Sector. És el cas d'Office 365, un servei de subscripció basat en el núvol que reuneix les millors eines per a la forma de treballar d'avui dia i que fan servir empreses, particulars i gràcies a la seva promoció específica per a ONG, cada dia més entitats socials. Es tracta d’un producte que facilita al personal i als voluntaris de les entitats algunes eines pràctiques i gratuïtes. Per exemple, un servei de correu electrònic, edició i emmagatzematge de documents en línia, videoconferències, missatgeria instantània (xats) i un lloc a Yammer; funcions útils per reunir i mantenir comunicats tots els equips o grups de l’organització.

Un dels grans avantatges d’Office 365 és la possibilitat de treballar en línia: tot el contingut queda guardat en un núvol i s’hi pot accedir des de qualsevol dispositiu (PC, Mac o telèfons mòbils) amb l’Office instal·lat. A més, tots els documents compartits que s’hi creen estan oberts a la lectura i l’edició d’altres membres.  

Perquè obtenir Office 365?

De vegades, pels seus costums o sistemes establerts, les entitats del Tercer Sector poden mostrar resistència a la incorporació de les noves eines tecnològiques que suposen un canvi de modus operandi i un procés d’aprenentatge. Altres vegades la raó del rebuig de la tecnologia és el gest econòmic. Tanmateix, amb la velocitat dels avenços tecnològics i la digitalització global, no passar per un procés d’adaptació progressiu podria desembocar en una manera de fer obsoleta i problemes de logística.

Per conciliar aquesta bretxa, Microsoft i altres companyies ofereixen serveis gratuïts: en el cas d’Office, el servei és un paquet d’eines essencials que  permeten la comunicació eficient i la fluïdesa del treball entre totes les persones i equips de les organitzacions. Si bé aquests nous mètodes poden suposar un petit procés d’aprenentatge, es tracta d’eines amb un disseny força senzill i intuïtiu que ràpidament poden proporcionar millors resultats en la productivitat, en l’optimització del temps i en les col·laboracions a distància o in situ.

Qui pot obtenir els serveis?

Les organitzacions que es consideren aptes son aquelles sense ànim de lucre i ONG, reconegudes en el seu país de fundació i que acompleixin algunes de les següents labors:

  • Proporcionar ajuda contra la pobresa
  • Impulsar l’educació
  • Millorar el benestar social
  • Preservar la cultura
  • Preservar o recuperar el medi ambient
  • Promoure els drets humans
  • Establir una societat civil

Com accedir-hi?

L’adquisició del producte és gratuïta, però cal acomplir alguns requisits que certifiquin la condició d’organització benèfica.

  1. Cal registrar-se en aquest enllaç (“Get started”).
  2. Se t’informarà dels requisits d’elegibilitat (el NIF o documents registrats de les entitats del govern) i del procés de validació de requisits. El procés de validació no acostuma a superar els 20 dies laborals, però pot variar en funció de si es sol·licita documentació addicional.
  3. Un cop confirmada l’aptitud, pots anar a la pestanya Administració de llicències al portal d’administració per assignar usuaris a les funcions d’Office 365.

Suport tècnic

Per resoldre qualsevol dubte i saber com aprofitar al màxim les funcions que poden beneficiar la teva entitat, pots posar-te en contacte amb el suport tècnic d’Office 365.


Fonts:

https://products.office.com/es/nonprofit/office-365-nonprofit