El correu electrònic és la primera forma de comunicació en el camp dels negocis, i els avantatges que presenta davant el telèfon estan clares: és menys intrusiu, més ràpid, i pots gestionar-se en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. Tanmateix, no resulta tan eficient quan tenim una safata d'entrada permanentment plena i els correus no deixen d'interrompre'ns mentre intentem realitzar tasques importants. Un estudi del McKinsey Global Institute publicat el 2012 va descobrir que més d'un quart del dia de tot treballador es passa contestant correus, i que és una de les tasques que més temps ens demana.

La clau perquè el correu no afecti la nostra productivitat és saber com utilitzar-lo de manera efectiva, una habilitat particularment necessària per emprenedors que poden arribar a rebre cents de correus al dia. Veure una safata d'entrada que sempre està plena de missatges sense llegir, sovint irrellevants, pot resulta frustrant, però com ho evitem? Hem recollit una sèrie de consells, experiències i estratègies per gestionar el correu efectiu, i n'hem extret aquelles claus que ens han semblat més rellevants.

Els principis bàsics del correu electrònic

  1. El correu electrònic és una eina poderosa, però no sempre és l'eina adequada. Permet poca expressivitat, pel que és important considerar utilitzar el telèfon quan s'han de tractar temes sensibles.
  2. La brevetat funciona: els correus més llargs demanen més atenció del lector, que a vegades pot perdre's part del missatge. En lloc d'enterrar l'objectiu enmig del text, és millor establir-lo com més aviat i clarament millor.
  3. L'assumpte és clau: primera, perquè informarà el recipient de quin és l'objectiu principal del correu i en facilita la seva comprensió, i segona, perquè quan més endavant facis una cerca sobre un tema concret o revisis una carpeta, tindràs clar de què tracta cada correu sense haver d'entrar-hi. Escriu assumptes d'entre 6 i 10 paraules, que contingui les claus del contingut.
  4. Buida la safata de tants correus que puguis: primer, elimina tots els correus d'spam, després, arxiva tots aquells que no requereixin resposta. Dels que queden, veuràs quins pots contestar al moment i seguidament arxivar, i quins necessiten més feina. Aquests últims també és millor contestar-los, avisant que l'has rebut i hi estàs treballant, i posa't un avís i data límit per solucionar-los.
  5. Organitza la safata d'entrada en carpetes, etiquetes i categories: com més organitzat tinguis els correus, més fàcil et resultarà consultar informació en el futur.

Com treure el màxim partit de Gmail, el software més avançat de correu electrònic

  • Per aquells emprenedors que tenen més d'una adreça electrònica, revisar el correu és encara més complicat. Una manera de solucionar-ho és configurant el teu compte de Gmail perquè reenviï els correus a la teva adreça principal de feina, anant a Configuració > Reenviament i POP/IMAP > Reenviament. Fins i tot hi ha l'opció de reenviar només uns correus específics, fent que alhora que es reenvien a la teva compta de feina, es marquin com a llegits a Gmail.
  • Es recomana eliminar tots aquells correus que vas rebre fa més d'un mes, ja que es considera que si no han creat resposta en tot aquest temps, no són importants. Gmail té una opció avançada per marcar-los tots alhora i que no ho hagis  de fer manualment: a la barra de cerca del teu correu, escriu «older_than:1m» (o 2m, o 3m, depenent de com d'antics els vulguis marcar) i marqueu «Seleccionar tots», ara ja els pots arxivar o eliminar tots de cop.
  • Crea «correus plantilla» per aquells que sempre requereixen el mateix tipus de resposta. Ho pots fer a través de Google Labs (que s'accedeix des de Configuració), on et deixa crear vàries versions, que seran accessibles després des del correu que estiguis escrivint.

Parlen els experts: tàctiques personals

  • «Touch it once», que proposa Victor Irynkiuk de NetHuntCRM: Per evitar totes aquelles vegades que obrim un correu, el llegim, i el tornem a tancar sense fer res, hem d'aplicar la regla «Touch it once» («toca'l un cop»). Aquesta regla indica que un cop has obert un correu hauràs de fer-ne alguna cosa al respecte. Sigui arxivar-lo, eliminar-lo, contestar-lo o, si requereix que facis alguna cosa, apuntar-te'l a la teva llista de pendents.
  • Contesta el correu dos cops al dia, tècnica que explica Jacqueline Whitmore, experta en etiqueta de negocis, per EntrepreneurNo deixis el programa de correu obert tot el dia, ja que cada cop que rebis un missatge interromprà la tasca que estiguis fent i et desconcentrarà. És millor establir un parell de blocs al dia específics per obrir, mirar i contestar el correu. És fins i tot recomanable deixar un avís automàtic, perquè quan t'escriguin els hi aparegui una resposta avisant que a causa de l'alta càrrega de treball, només miraràs el correu dos cops, per exemple, a les 12.00 i a les 16.00, i que si realment necessiten tractar un tema urgent, et poden trucar.
  • El CEO de Linkedin Jeff Weiner explica les 7 claus per, com diu ell, «gestionar el correu, perquè no et gestioni ell a tu». D'entre altres consells ens quedem amb aquest principi:  Si vols rebre menys correus, escriu menys correus. Tot i que resulten molt útils, pensa't realment si és necessari abans d'escriure i enviar un correu, i si no hi ha altres maneres de completar la tasca.
 

Fonts:

12 Ways To Use Email Better. Project Management Hacks. Disponible a: http://projectmanagementhacks.com/12-ways-to-use-email-better/

4 Tips to Better Manage Your Email Inbox. Entrepreneur. Disponible a: https://www.entrepreneur.com/article/241423

7 Essential Tips to Manage Emails Effectively. Adventure in Consumer Technology. Disponible a: https://medium.com/adventures-in-consumer-technology/7-essential-tips-to-manage-emails-effectively-ddcae6743375

7 Ways to Manage Email So It Doesn't Manage You. Linkedin. Disponible a: https://www.linkedin.com/pulse/20130805150037-22330283-7-ways-to-manage-email-so-it-doesn-t-manage-you/