Según Beth Kanter, experta en tecnología, formación y capacitación del Tercer Sector y autora del blog Nonprofit Technology, la falta de productividad y sobrecarga de trabajo en el ámbito de las entidades sociales y el voluntariado a menudo proviene, de manera similar a muchas empresas, los siguientes elementos:
- Mala gestión del correo electrónico
Se estima que en 1 hora un trabajador comprueba su correo una media de hasta 36 veces, y que el tiempo de resituación posterior es de unos 16 minutos. El coste del tiempo perdido puede suponer de más de 5.000 $ por cada trabajador y que la avalancha constante de mensajes de correo electrónico puede reducir el coeficiente intelectual hasta 10 puntos.
- Reuniones mal planteadas
Se estima que las reuniones semanales suponen una inversión de 31 horas y que muchas de ellas se consideran innecesarias o directamente inútiles. Por tanto, las reuniones que no están bien diseñadas también pueden ser grandes vertederos de productividad. El coste de hacer reuniones improductivas es de unos 37.000 millones de dólares.
- Interrupciones constantes
Se estima que los trabajadores sufren una media de hasta 56 interrupciones diarias y que el 80% de estas se consideran triviales. Así, las interrupciones y distracciones en el lugar de trabajo pueden dar lugar a grandes pérdidas de productividad. Cabe decir que, por el contrario, algunos estudios aseguran que en algunos casos, las interrupciones pueden aumentar la creatividad.
Consejos para impulsar la productividad
1- Establecer «Stop Days»: se trata de bloquear ciertos días o franjas horarias para realizar una tarea concreta o focalizarse en un proyecto sin atender correos, reuniones ni recibir interrupciones.
2- Probar las dinámicas de distribución de tareas: organizar de manera adecuada las tareas para alcanzar los objetivos es imprescindible. Hay dinámicas específicas para organizarse de manera eficiente.
3- Redactar los correos electrónicos de manera eficaz: respetar los horarios, sintetizar, ser claro y directo (no es mala educación), hacer preguntas concisas y no poner en copia a más gente de la necesaria.
4- Aprovechar las ventajas de las nuevas herramientas comunicación interna: cada vez más entidades sociales ofrecen flexibilidad en el lugar de trabajo gracias a las herramientas de colaboración en línea (Zoom, Slack, Box, Google Drive y otros), que permiten la conectividad y el trabajo remoto.
5- Replantear la forma y objetivo de las reuniones: intentar programar reuniones no demasiado largas, plantearse un formato diferente si cree que puede ser beneficioso (como las reuniones a pie) y conocer las herramientas digitales pensadas para esta temática. En la entrada 12 herramientas digitales para hacer más efectivas las reuniones, encontraréis recursos para la gestión, centrados en los objetivos, en la calendarización, productividad y para tener reuniones a distancia.
6- Evitar la tendencia ‘ASAP’ o la cultura de ‘para ayer’: hay dinámicas de trabajo en las que parece que todo es urgente cuando no lo es.
7- Crear una cultura laboral de atención plena: aportar el valor de atención plena o «Mindfulness» en la cultura laboral de nuestra entidad. Esto hará que se fomente un trabajo mejor y se promueva el crecimiento y desarrollo de las personas y los equipos. Un ejemplo de intervención es, por ejemplo, la que está llevando a cabo la Philanthropy University, creando grandes «Cajas de desintoxicación digital» fuera de las salas de reuniones para que los asistentes pongan sus dispositivos móviles antes de entrar.
8- Designar espacios tranquilos y zonas de distracción en el lugar de trabajo: Incluir zonas de socialización, cafetería o zonas de silencio donde poder desconectar o descansar. Un tiempo de descanso durante la jornada laboral restaura el sistema nervioso, ayuda a mantener la energía y en que la mente sea más adaptativa y creativa.
Fuentes:
https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
http://emailstatcenter.com/Usage.html
http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk_news/4471607.stm
