Todos hemos asistido alguna vez a una reunión poco efectiva, una reunión sin ningún objetivo claro, o una reunión que se alarga más de lo establecido sin que se llegue a ninguna decisión. Un estudio publicado por InfoComm sobre reuniones de negocios en Norteamérica llegó a concluir que el 50% del tiempo que se pasa en reuniones es tiempo perdido. Sin embargo, no tiene por qué ser así si nos sabemos organizar. Las reuniones, cuando se gestionan con eficiencia, son una herramienta esencial para toda empresa o entidad, por lo que hay que asegurarse de que cada reunión resulta efectiva para todos sus participantes y que, como sus organizadores, somos capaces de extraer el máximo partido.
Les claus d’una reunió efectiva
Consejos prácticos a la hora de gestionar una reunión, basados en las conclusiones de Project Management Hacks y este artículo de la revista Forbes:
- Definir el objetivo de la reunión. Tienes que ser consciente de que quieres conseguir con esta reunión, y comunicarlo al resto de participantes.
- Limita el número de participantes. Convoca sólo a las personas que están implicadas con el objetivo de la reunión. Cuando un participante siente que lo que se está discutiendo no va con él, es cuando considera que la reunión es una pérdida de tiempo.
- Sé puntual. La reunión debe comenzar y terminar a la hora establecida, y una manera de asegurarte de que no se alarga más de lo previsto es dividiendo el tiempo total de la reunión en los temas que deben dirigirse. Además, una reunión nunca debería durar más de una hora.
- No dejes que nadie hable más del tiempo establecido. Una técnica para evitar que esto ocurra es el llamado «método del aparcamiento»: si alguien menciona un tema que no es pertinente pero puede resultar interesante, explica que este no es el momento para hablar de ello, pero que el dejarás «aparcado» y lo revisarás en el correo de seguimiento.
- Mira de evitar el uso de los aparatos tecnológicos. El uso de aparatos, aunque puede ser muy práctico, también distrae a los participantes. A no ser que utilice una herramienta acordada previamente por todo el equipo, lo recomendable es tomar notas en una libreta.
- Haz un seguimiento de la reunión. En las 24 horas que siguen la reunión, debes dirigirte a todos los participantes, a través de una herramienta digital o incluso un correo electrónico, en el que consten los temas que se han hablado, las conclusiones a las que han llegado y, en caso de que se hayan atribuido tareas, quién es el responsable y cuál es la fecha límite para hacerlas. También es en esta comunicación que es pertinente mencionar los temas que han quedado en «el aparcamiento» durante la reunión.
A continuación, en este enlace encontraréis herramientas digitales para ayudaros también a gestionar las reuniones de vuestra entidad.
Fuentes:
http://projectmanagementhacks.com/meeting-tips/
https://zapier.com/blog/best-meeting-scheduler-apps/
https://zapier.com/blog/best-meeting-tools/
https://wwwhatsnew.com/2012/01/25/8-herramientas-para-gestionar-y-programar-reuniones/
https://hipertextual.com/2014/10/reuniones-herramientas
https://www.muypymes.com/2015/02/23/aplicaciones-organizar-reuniones
