¿Es eficiente tu entidad en la gestión de la información y la relación con su base social? ¿Las herramientas TIC que utilizáis dan respuesta a las necesidades de las diferentes áreas de la organización? En un sector con una base social tan diversa es imprescindible encontrar soluciones que faciliten una gestión integral y eficiente de la misma.

En muchos casos, profesionales, equipos directivos, socios, voluntarios, financiadores, entidades de segundo y tercer nivel o administración pública, entre otros, interactúan a través de una multitud de programas y herramientas diferentes y establecen múltiples (y simultáneas) relaciones con la entidad. “En este proceso, la correcta gestión de los sistemas de información de la entidad es fundamental. Esto se traduce en resolver de forma correcta el ciclo: “datos →  información →  conocimiento → toma de decisiones”, apuntan desde la Asociación SinergiaTIC que trabaja desde 2013 para potenciar la capacidad de las entidades de adoptar y utilizar las TIC.

Actualmente, en muchas organizaciones la gestión de la información se hace a través de hojas de cálculo y documentos de texto, se trabaja con datos no centralizados y repositorios de información en servidores locales o en ordenadores personales y hay dificultades para explotar de forma adecuada la información para elaborar un informe o tomar decisiones. De hecho, el Estudio sobre el Estado de la Digitalización al Tercer Sector de m4Social demuestra que todavía hay mucho camino por recorrer. Solo un 10% de las entidades recoge datos en una única herramienta informática y utiliza instrumentos de análisis avanzados obteniendo información en tiempo real, mientras que el 51% todavía usa herramientas de visualización básicas como las hojas de cálculo. También, cuando se pregunta si usan estos datos en la toma de decisiones, más de la mitad (53%) asegura que las analiza de forma manual y solo en los casos en que las necesita. “Conscientes de esta realidad, cuando se pretende dar respuesta a estas carencias, se puede optar por una suma de herramientas o por una solución integral: un CRM”, explican desde SinergiaTIC.

CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management y se trata de un software muy popular en el entorno empresarial que se utiliza, principalmente, para gestionar cualquier relación o interacción con el cliente. Trasladada al ámbito social, es una única aplicación que, integrada con otras más específicas, da cobertura con la máxima eficiencia a los varios procesos de relación con la base social de la entidad. Además, un CRM puede ayudar a las entidades a hacer diferentes tareas desde un único espacio: agenda de contactos, seguimiento de la relación con una persona, gestión económica, comunicación, integración de datos, entre otros.

Los beneficios que se consiguen son incontables:

• Gestión desde un único espacio.
• Unificación de datos e información.
• Toma de decisiones a partir de evidencias.
• Eficiencia.
• Transparencia.
• Control de acceso a la información.
• Conocimiento de la base social.
• Reducción de errores en el registro de información.

Implementar un CRM implica el uso de una solución tecnológica, pero también un cambio organizativo y cultural en la entidad, una nueva filosofía de trabajo, pero todo ello se traduce en una mejora de la planificación de la intervención social y de la atención a las personas. “En un proceso de este estilo, el volumen de la entidad no importa. Lo más relevante es la complejidad de los procesos internos y de relación con la base social. No hay excusas del tipo ‘mi entidad es muy pequeña’”, recuerdan desde SinergiaTIC.

En otros muchos ámbitos y países el CRM es ya una tecnología madura y consolidada, pero en el estado el mercado no ofrecía soluciones que fueran asumibles y eficientes para el tercer sector. Por eso, desde SinergiaTIC decidieron impulsar SinergiaCRM una solución específica de CRM, única en el estado, desarrollada desde el tercer sector y para el tercer sector.

Foto: Vicente Zambrano González