La comunicación interna es aquella que se produce en el circuito interno de una organización, es decir, entre trabajadores, colaboradores, voluntarios y miembros de la dirección. A menudo, los proyectos se desarrollan por equipos multidisciplinares, que los componen miembros diferentes en cada caso, y que se pueden encontrar físicamente en la misma entidad o a distancia. En este contexto, para facilitar la comunicación y mejorar la coordinación, hoy hablaremos de Slack.
Slack es una herramienta sencilla que puede aportar mucho valor a nuestra organización: es por este motivo que sólo dos años después de su lanzamiento ya la utilizan más de 30 mil equipos de trabajadores, y que su empresa está valorada en mil millones de dólares. Se trata de un espacio de trabajo digital, al que se puede acceder online o a través de una app, y donde podemos centralizar toda la comunicación de una organización: e-mails, anuncios, documentos, conversaciones…
En darnos de alta en Slack, generaremos un espacio de trabajo donde podemos invitar a otros miembros del equipo para que se conviertan en administradores para gestionar la herramienta o para ser colaboradores.
Pero vayamos por partes. ¿En qué consiste exactamente Slack? Estos son los atributos principales de la herramienta:
- Equipo o espacio de trabajo: Es único para todos los miembros de nuestra organización, a no ser que sea tan grande que lo queramos dividir en departamentos. Es donde se recoge toda la información y desde donde cada usuario puede acceder a todo el contenido relacionado con nuestra entidad.
- Los canales: Principal método de comunicación de Slack, cada uno con un hashtag por título. Por defecto, cada espacio de trabajo tendrá los canales #general (ideal para crear avisos o dar noticias generales) y #varios, pero como administrador podremos crear tantos como queramos, y relacionar cada uno de ellos con un proyecto, un servicio o un equipo específico.
Hay dos tipos de canal, más un tercero que se ha comenzado a explorar en versión beta:
- Los canales abiertos: Todos los miembros del espacio de trabajo tendrán acceso y podrán contribuir con sus comentarios, documentos, fotografías, etc.
- Los canales privados: Sólo aquellos invitados a formar parte podrán ver el contenido del canal y participar.
- Los canales compartidos (en beta): Servirán de puente entre el espacio de trabajo de una entidad y otra. Pueden ser cerrados o abiertos, y facilitan la comunicación y el hecho de encontrar información en el futuro.
- Los mensajes directos: Igual que el correo electrónico, sirve para escribirse de forma privada entre los miembros del equipo. Ofrece la ventaja de que los mensajes se organicen por persona, por lo que se puede consultar el historial más fácilmente.
Ventajas de utilizar Slack
Cada vez hay más equipos que utilizan Slack y cada vez hay más trabajadores que, en las redes sociales, comparten los motivos por los que esta herramienta es tan útil y les facilita tanto el trabajo. Hemos recogido aquí una serie de ventajas o funciones que sus usuarios valoran especialmente:
- Todo el contenido de tu espacio de trabajo es «Buscable», es muy fácil reencontrar cualquier conversación o documento en el futuro. La herramienta de búsqueda de Slack es particularmente efectiva, y además tiene una opción avanzada que te permite filtrar por miembros, canales, o fechas.
- Slack permite compartir todo tipo de archivos sólo arrastrándolos y soltándolos en la conversación o canal que quieras. Si lo que enganchas es el enlace a un documento de Google Drive o Dropbox, este documento pasará a estar sincronizado con Slack, y lo podrás buscar desde esta herramienta directamente.
- Se puede integrar con muchas otras herramientas, lo que permite tener todo centralizado en una sola plataforma. En su web especifican con qué herramientas es compatible, y verás que están todas las principales: además de Google Drive y Dropbox, también están GitHub (útil para desarrolladores), HelpScout (un servicio de tickets, para resolver problemas), Trello (organización de proyectos) …
- Ideal para equipos a distancia o parcialmente a distancia, ya que al ser en tiempo real, todos los miembros del equipo pueden colaborar por igual.
- Bien utilizado, Slack reducirá significativamente el tráfico de e-mails que recibas y envies, lo que mejorará tu productividad y facilitará también la clasificación de la información que has compartido. Ahora bien, igual que no es efectivo comprobar el e-mail cada pocos minutos, se recomienda evitar la tentación y no pulsar Slack cada vez que se recibe una nueva notificación.
Para organizaciones sin ánimo de lucro
En cuanto a los planes de pago, actualmente Slack cuenta con tres versiones: La gratuita (con los atributos básicos, utilizable por todos los miembros del equipo y de manera indefinida), el estándar (con un precio de 6,25 € por usuario por mes) y la plus (la que proporciona más opciones, que con el plan anual sale a 11,75 € al mes por usuario). Sin embargo, si nuestra organización es una entidad sin ánimo de lucro y cumple los requisitos establecidos en el equipo de Slack, podremos conseguir el plan estándar de forma gratuita. Dirigiéndonos aquí podemos consultar si es nuestro caso.
Fuentes:
http://acciosocial.org/agencia-de-comunicacio-social/materials-de-comunicacio/
https://get.slack.help/hc/es/categories/202622877-Gu%C3%ADas-para-usar-Slack
https://get.slack.help/hc/en-us/articles/204368833-Slack-for-Nonprofits
https://fooplugins.com/slack-team-communication-tool/
http://captureapps.com/pros-cons-slack/
