El correo electrónico es la primera forma de comunicación en el campo de los negocios, y las ventajas que presenta ante el teléfono están claras: es menos intrusivo, más rápido, y puedes gestionar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Sin embargo, no resulta tan eficiente cuando tenemos una bandeja de entrada permanentemente llena y los correos no dejan de interrumpirnos mientras intentamos realizar tareas importantes. Un estudio del McKinsey Global Institute publicado en 2012 descubrió que más de un cuarto del día de todo trabajador se pasa contestando correos, y que es una de las tareas que más tiempo nos pide.

La clave para que el correo no afecte nuestra productividad es saber cómo utilizarlo de forma efectiva, una habilidad particularmente necesaria para emprendedores que pueden llegar a recibir cientos de correos al día. Ver una bandeja de entrada que siempre está llena de mensajes sin leer, a menudo irrelevantes, puede resulta frustrante, pero como lo evitamos? Hemos recogido una serie de consejos, experiencias y estrategias para gestionar el correo efectivo, y hemos extraído aquellas claves que nos han parecido más relevantes.

Los principios básicos del correo electrónico

1. El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero no siempre es la herramienta adecuada. Permite poca expresividad, por lo que es importante considerar utilizar el teléfono cuando se han de tratar temas sensibles..
2. La brevedad funciona: los correos más largos piden más atención del lector, que a veces puede perderse parte del mensaje. En lugar de enterrar el objetivo en medio del texto, es mejor establecerlo como antes y claramente mejor.
3. El asunto es clave: primero, porque informará al recipiente de cuál es el objetivo principal del correo y facilita su comprensión, y segundo, porque cuando más adelante hagas una búsqueda sobre un tema concreto o revises una carpeta, tendrás claro de que trata cada correo sin tener que entrar. Escribe asuntos de entre 6 y 10 palabras, que contenga las claves del contenido.
4. Vacia la bandeja de tantos correos que puedas: primero, elimina todos los correos de spam, después, archiva todos aquellos que no requieran respuesta. De los que quedan, verás qué puedes contestar al momento y seguidamente archivar, y cuáles necesitan más trabajo. Estos últimos también es mejor contestarles, avisando que la has recibido y estás trabajando, y ponte un aviso y fecha límite para solucionarlos.
5. Organiza la bandeja de entrada en carpetas, etiquetas y categorías: cuanto más organizado tengas los correos, más fácil te resultará consultar información en el futuro.

Cómo sacar el máximo partido de Gmail, el software más avanzado de correo electrónico

• Para aquellos emprendedores que tienen más de una dirección electrónica, revisar el correo es aún más complicado. Una manera de solucionarlo es configurando tu cuenta de Gmail para que reenvíe los correos a su dirección principal de trabajo, yendo a Configuración> Reenvío y correo POP / IMAP> Reenvío. Incluso existe la opción de reenviar sólo unos correos específicos, haciendo que a la vez que se reenvían a tu cuenta de trabajo, se marquen como leídos en Gmail.
• Se recomienda eliminar todos aquellos correos que recibiste hace más de un mes, ya que se considera que si no han creado respuesta en todo este tiempo, no son importantes. Gmail tiene una opción avanzada para marcar todos a la vez y que no lo tengas que hacer manualmente: en la barra de búsqueda de tu correo, escribe «older_than: 1m» (o 2m, o 3m, dependiendo de cómo de antiguos los quieras marcar) y marque «Seleccionar todos», ahora ya los puedes archivar o eliminar todos de golpe.
• Crea «correos plantilla» para aquellos que siempre requieren el mismo tipo de respuesta. Puedes hacerlo a través de Google Labs (que se accede desde Configuración), donde te deja crear varias versiones, que serán accesibles después desde el correo que estés escribiendo.

Hablan los expertos: tácticas personales

• «Touch it once», que propone Victor Irynkiuk de NetHuntCRM: Para evitar todas aquellas veces que abrimos un correo, lo leemos, y lo volvemos a cerrar sin hacer nada, tenemos que aplicar la regla «Touch it once» ( «toca ‘ la una vez »). Esta regla indica que una vez has abierto un correo deberás hacer algo al respecto. Sea archivarlo, eliminarlo, contestarlo o, si requiere que hagas algo, apuntarse te a tu lista de pendientes.
• Contesta el correu dos cops al dia, tècnica que explica Jacqueline Whitmore, experta en etiqueta de negocis, per Entrepreneur:  No deixis el programa de correu obert tot el dia, ja que cada cop que rebis un missatge interromprà la tasca que estiguis fent i et desconcentrarà. És millor establir un parell de blocs al dia específics per obrir, mirar i contestar el correu. És fins i tot recomanable deixar un avís automàtic, perquè quan t’escriguin els hi aparegui una resposta avisant que a causa de l’alta càrrega de treball, només miraràs el correu dos cops, per exemple, a les 12.00 i a les 16.00, i que si realment necessiten tractar un tema urgent, et poden trucar.
• Contesta el correo dos veces al día, técnica que explica Jacqueline Whitmore, experta en etiqueta de negocios, por Entrepreneur: No dejes el programa de correo abierto todo el día, ya que cada vez que recibas un mensaje interrumpirá la tarea que estés haciendo y te desconcentrarà. Es mejor establecer un par de bloques al día específicos para abrir, mirar y contestar el correo. Es incluso recomendable dejar un aviso automático, porque cuando te escriban les aparezca una respuesta avisando que debido a la alta carga de trabajo, sólo mirarás el correo dos veces, por ejemplo, a las 12.00 ya las 16.00, y que si realmente necesitan tratar un tema urgente, te pueden llamar.
• El CEO de Linkedin Jeff Weiner explica las 7 claves para, como dice él, «gestionar el correo, porque no te gestione él a ti». De entre otros consejos nos quedamos con este principio: Si quieres recibir menos correos, escribe menos correos. Aunque resultan muy útiles, piénsate realmente si es necesario antes de escribir y enviar un correo, y si no hay otras maneras de completar la tarea.

Fuentes:

12 Ways To Use Email Better. Project Management Hacks. Disponible a: http://projectmanagementhacks.com/12-ways-to-use-email-better/

4 Tips to Better Manage Your Email Inbox. Entrepreneur. Disponible a: https://www.entrepreneur.com/article/241423

7 Essential Tips to Manage Emails Effectively. Adventure in Consumer Technology. Disponible a: https://medium.com/adventures-in-consumer-technology/7-essential-tips-to-manage-emails-effectively-ddcae6743375

7 Ways to Manage Email So It Doesn’t Manage You. Linkedin. Disponible a: https://www.linkedin.com/pulse/20130805150037-22330283-7-ways-to-manage-email-so-it-doesn-t-manage-you/