Además de los consejos para hacer más eficientes las reuniones, aquí encontraréis una recopilación de herramientas gratuitas y freemium (gratis, pero que ofrecen una versión premium de pago) que pueden resultar muy útiles para la gestión de reuniones.
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Gestión general
Worklife (Web, iOS – freemium): Esta aplicación permite personalizar la agenda para cada participante, actualizar el estado de cada tarea o proyecto, programar reuniones, etc. Además, permite tomar notas durante la reunión.
Agreedo (Web – freemium): Efectiva durante todas las etapas de una reunión. Por ejemplo, los participantes de la reunión podrán ver los objetivos antes de que comience, y una vez haya finalizado, podrán ver el progreso de cada tema.
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Objetivos de la reunión
Minutes.io (Web – freemium): Permite tomar notas durante la reunión, categorizando los puntos principales y asignándoles un responsable y una fecha límite. Funciona offline.
Lucid Meetings (Web – gratuita para los participantes, de pago por los organizadores): Cuenta con una gran colección de plantillas, para cada tipo de reunión. Permite crear listas de objetivos para cada reunión, que los participantes pueden editar en tiempo real.
Any.Do (Web, iOS, Android, Chrome – freemium): Permite crear tareas durante la reunión, de manera muy rápida y totalmente intuitiva, los participantes pueden crear avisos, tareas, temas …
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Establecer un calendario
Calendly (Web – freemium): Se puede sincronizar con Google Calendar, iCal, Outlook y Office 365, y permite ver las horas que cada participante está disponible. Esta aplicación es especialmente útil cuando se tienen que programar reuniones semanales o mensuales.
Meetingbird (Web – freemium): Permite programar reuniones a través de Gmail, y en combinación con su extensión para Google Chrome, los participantes podrán ver el calendario dentro de Gmail, generar invitaciones a reuniones e incorporar contenido de correos electrónicos a los detalles de la reunión.
Rallly (Web – gratuita): Una app muy sencilla, pero que permite encontrar la mejor hora para una reunión de manera muy fácil. El organizador propone una serie de horas y días para hacer la reunión, y todos los participantes votan qué le van mejor.
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Para reuniones productivas
Team Meeting Checklist (Web – gratuita): Ideal para programar reuniones productivas, consiste en un listado de ítems que debes tachar antes, durante, y después de la reunión. Por ejemplo: definir un objetivo, determinar la hora de inicio, reservar la sala …
Team Meeting Timer: (Web, Android – gratuita): Es una cuenta atrás muy sencillo, que se puede hacer visible en una pantalla durante la reunión, pero que permite que todo el mundo vea en qué punto de la reunión se encuentran y si se están alcanzando los objetivos en el tiempo determinado.
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Para reuniones a distancia
UberConference (Web, iOS, Android – freemium): Es una herramienta para llevar a cabo videoconferencias, que además cuenta con muchos complementos: permite asignar temas reuniones, ver información de cada participante durante la reunión, compartir pantalla y enlaces …
Time Zone Ninja (Web – gratuita): Pensada para cuando se debe programar una reunión entre personas que viven en una zona horaria diferente. Sólo se debe introducir el nombre y la ubicación de todos los participantes, y Time Zone Ninja te proporciona aquellas franjas horarias que funcionan mejor para todos.
Fuentes:
http://projectmanagementhacks.com/meeting-tips/
https://zapier.com/blog/best-meeting-scheduler-apps/
https://zapier.com/blog/best-meeting-tools/
https://wwwhatsnew.com/2012/01/25/8-herramientas-para-gestionar-y-programar-reuniones/
https://hipertextual.com/2014/10/reuniones-herramientas
https://www.muypymes.com/2015/02/23/aplicaciones-organizar-reuniones
