Algunas de las novedades tecnológicas proporcionan productos en promoción a las entidades del Tercer Sector. Es el caso de Office 365, un servicio de suscripción basado en la nube que reúne las mejores herramientas para la forma de trabajar de hoy en día y que utilizan empresas, particulares y gracias a su promoción específica para ONG, cada día más entidades sociales. Se trata de un producto que facilita al personal y a los voluntarios de las entidades algunas herramientas prácticas y gratuitas. Por ejemplo, un servicio de correo electrónico, edición y almacenamiento de documentos en línea, videoconferencias, mensajería instantánea (chats) y un lugar en Yammer; funciones útiles para reunir y mantener comunicados todos los equipos o grupos de la organización.

Una de las ventajas de Office 365 es la posibilidad de trabajar en línea: todo el contenido queda guardado en una nube y se puede acceder desde cualquier dispositivo (PC, Mac o teléfonos móviles) con Office instalado. Además, todos los documentos compartidos que se crean están abiertos a la lectura y la edición de otros miembros.

¿Por qué obtener Office 365?

A veces, por sus costumbres o sistemas establecidos, las entidades del Tercer Sector pueden mostrar resistencia a la incorporación de las nuevas herramientas tecnológicas que suponen un cambio de modus operandi y un proceso de aprendizaje. Otras veces la razón del rechazo de la tecnología es el gesto económico. Sin embargo, con la velocidad de los avances tecnológicos y la digitalización global, no pasar por un proceso de adaptación progresivo podría desembocar en una manera de hacer obsoleta y problemas de logística.

Para conciliar esta brecha, Microsoft y otras compañías ofrecen servicios gratuitos: en el caso de Office, el servicio es un paquete de herramientas esenciales que permiten la comunicación eficiente y la fluidez del trabajo entre todas las personas y equipos de las organizaciones. Si bien estos nuevos métodos pueden suponer un pequeño proceso de aprendizaje, se trata de herramientas con un diseño bastante sencillo e intuitivo que rápidamente pueden proporcionar mejores resultados en la productividad, en la optimización del tiempo y en las colaboraciones a distancia o in situ.

¿Quién puede obtener los servicios?

Las organizaciones que se consideran aptas son aquellas sin ánimo de lucro y ONG, reconocidas en su país de fundación y que cumplan algunas de las siguientes labores:

• Proporcionar ayuda contra la pobreza
• Impulsar la educación
• Mejorar el bienestar social
• Preservar la cultura
• Preservar o recuperar el medio ambiente
• Promover los derechos humanos
• Establecer una sociedad civil

¿Cómo acceder?

La adquisición del producto es gratuita, pero hay que cumplir algunos requisitos que certifiquen la condición de organización benéfica.

1. Hay que registrarse en este enlace
2. Se te informará de los requisitos de elegibilidad (el NIF o documentos registrados de las entidades del gobierno) y del proceso de validación de requisitos. El proceso de validación no suele superar los 20 días laborales, pero puede variar en función de si se solicita documentación adicional.
3. Una vez confirmada la aptitud, puedes ir a la pestaña Administración de licencias en el portal de administración para asignar usuarios a las funciones de Office 365.

Soporte técnico

Para resolver cualquier duda y saber cómo aprovechar al máximo las funciones que pueden beneficiar tu entidad, puedes ponerte en contacto con el soporte técnico de Office 365.

Fuentes:

https://products.office.com/es/nonprofit/office-365-nonprofit