És eficient la teva entitat en la gestió de la informació i la relació amb la seva base social? Les eines TIC que utilitzeu donen resposta a les necessitats de les diferents àrees de l’organització? En un sector amb una base social tan diversa és imprescindible trobar solucions que facilitin una gestió integral i eficient d’aquesta.
En molts casos, professionals, equips directius, socis, voluntaris, finançadors, entitats de segon i tercer nivell o administració pública, entre altres, interactuen a través d’una multitud de programes i eines diferents i estableixen múltiples (i simultànies) relacions amb l’entitat. “En aquest procés, la correcta gestió dels sistemes d’informació de l’entitat és fonamental. Això es tradueix en resoldre de forma correcta el cicle: “dades →  informació →  coneixement → presa de decisions”, apunten des de l’Associació SinergiaTIC que treballa des de 2013 per potenciar la capacitat de les entitats d’adoptar i utilitzar les TIC.  

Actualment, en moltes organitzacions la gestió de la informació es fa a través de fulls de càlcul i documents de text, es treballa amb dades no centralitzades i repositoris d’informació en servidors locals o en ordinadors personals i hi ha dificultats per explotar de forma adequada la informació per elaborar un informe o prendre decisions. De fet, l’Estudi sobre l’Estat de la Digitalització al Tercer Sector de m4Social demostra que encara hi ha molt camí per recórrer. Només un 10% de les entitats recull dades en una única eina informàtica i utilitza instruments d’anàlisi avançats obtenint informació en temps real, mentre que el 51% encara usa eines de visualització bàsiques com els fulls de càlcul. A més, quan es pregunta si fan servir aquestes dades en la presa de decisions, més de la meitat (53%) assegura que les analitza de forma manual i només en els casos que les necessita. “Conscients d’aquesta realitat, quan es pretén donar resposta a aquestes mancances, es pot optar per una suma d’eines o per una solució integral: un CRM”, expliquen des de SinergiaTIC. 

CRM és l’acrònim de Customer Relationship Management i es tracta d’un software molt popular en l’entorn empresarial que s’utilitza, principalment, per gestionar qualsevol relació o interacció amb el client. Traslladada a l’àmbit social, és una única aplicació que, integrada amb altres més específiques, dona cobertura amb la màxima eficiència als diversos processos de relació amb la base social de l’entitat. A més, un CRM pot ajudar a les entitats a fer diferents tasques des d’un únic espai: agenda de contactes, seguiment de la relació amb una persona, gestió econòmica, comunicació, integració de dades, entre altres.

Els beneficis que s’aconsegueixen són incomptables:

• Gestió des d’un únic espai.
• Unificació de dades i informació.
• Presa de decisions a partir d’evidències.
• Eficiència.
• Transparència.
• Control d’accés a la informació.
• Coneixement de la base social.
• Reducció d’errors en el registre d’informació.

Implementar un CRM implica l’ús d’una solució tecnològica, però també un canvi organitzatiu i cultural en l’entitat, una nova filosofia de treball, però tot plegat es tradueix en una millora de la planificació de la intervenció social i de l’atenció a les persones. “En un procés d’aquest estil, el volum de l’entitat no importa. El més rellevant és la complexitat dels processos interns i de relació amb la base social. No hi ha excuses del tipus ‘la meva entitat és molt petita’”, recorden des de SinergiaTIC. 

En molts altres àmbits i països el CRM és ja una tecnologia madura i consolidada, però a l’estat el mercat no oferia solucions que fossin assumibles i eficients pel tercer sector. Per això, des de SinergiaTIC van decidir impulsar SinergiaCRM una solució específica de CRM, única a l’estat, desenvolupada des del tercer sector i per al tercer sector. 

Foto: Vicente Zambrano González