SimbiòTIC ya es una realidad y está en marcha. Desde hace unos meses, desde la Taula d’entitats del Tercer Sector Social de Catalunya, a través de m4Social, y en colaboración con la Associació SinergiaTIC, estamos impulsando el proyecto SimbiòTIC, que ha recibido financiación de los fondos europeos Next Generation, y que quiere promover la transformación digital del tercer sector. Para conocer en qué punto se encuentra el proyecto, hablamos con Xènia Casanovas Díez, responsable de proyectos en el Área de Atención a Entidades de SinergiaTIC.
¿Qué objetivo que os habíais marcado en estos primeros meses de trabajo?
SimbiòTIC ya está en marcha y todas las personas del equipo de SinergiaTIC estamos muy contentas de ver como todo se empieza a hacer realidad. El objetivo principal de estos primeros meses de trabajo era poner en marcha la ejecución del proyecto y que las entidades pudieran empezar a trabajar. Por eso, hemos estado trabajando para que todas tuvieran su instancia de SinergiaCRM mientras que hemos estado avanzando con la definición de las nuevas funcionalidades que se quieren incorporar a la herramienta y hemos arrancado con los procesos de cocreación para que las entidades validen estas diferentes funcionalidades.
Finalmente, también hemos empezado a trabajar con las entidades de nueva incorporación, que tienen que pasar por todo un proceso específico, para acompañarlas en la implantación inicial de SinergiaCRM. Ya hacía unos meses que estábamos diseñando la metodología de este proceso específico y en las últimas semanas hemos estado haciendo encuentros con las entidades para arrancar también con esta parte.
¿Cómo está siendo el proceso de trabajo?
Estamos trabajando de diferentes maneras porque tenemos diversidad de casuísticas entre las entidades participantes de SimbiòTIC y nos intentamos adaptar a todas para que cada una tenga lo que necesite. De SimbiòTIC se están beneficiando un conjunto de entidades que han entrado a formar parte de SinergiaTIC gracias a este proyecto, pero también un grupo de entidades que ya eran miembros de la asociación y que podrán disfrutar de ciertas mejoras gracias a esta colaboración.
Las entidades de nueva incorporación están siguiendo un procedimiento de implantación inicial de SinergiaCRM. Este consta de una primera fase común en la cual las acompañaremos para hacer unas cargas de datos iniciales a SinergiaCRM en los principales módulos que son de su interés. Una vez acabada esta primera fase contamos que, hacia el verano del 2024, cada entidad disfrutará de un espacio para pedir adaptaciones más específicas a su actividad concreta. Por otro lado, con las entidades que ya estaban haciendo uso, más o menos activo, de SinergiaCRM, se está haciendo un seguimiento más individualizado en función de cosas específicas que ellas nos piden. Aparte de estos dos grandes grupos también hay algunas entidades que, por la complejidad o por las necesidades que tienen, siguen otro camino de implantación más individualizado.
Paralelamente a todo esto, se va trabajando en el desarrollo de funcionalidades específicas para las federaciones mediante unas sesiones conjuntas con las entidades para que puedan dar su opinión y aportar su experiencia. Por ahora ya se han llevado a cabo un par y estamos muy contentas de la respuesta recibida en forma de participación por parte de las diferentes entidades, tanto de las nuevas como de las que ya eran usuarias de SinergiaCRM.
Con todas las entidades participantes del proyecto SimbiòTIC, se está trabajando en nuevas funcionalidades que se puedan incorporar al software. ¿Puedes explicarnos qué tipo de funcionalidades se están desarrollando?
En el marco del SimbiòTIC estamos desarrollando dos tipos de funcionalidades: unas de carácter más transversal y otras de más específicas para las federaciones, a pesar de que estas funcionalidades acabarán siendo para todo el mundo.
Concretamente, y en paralelo a lo que comentaba anteriormente, también se está trabajando en el desarrollo de nuevas funcionalidades transversales, que puedan ser de interés para cualquier entidad, y de nuevas funcionalidades específicas dirigidas específicamente a las entidades de un determinado ámbito. En esta segunda actuación es dónde hemos pedido la participación de las diferentes entidades, puesto que su opinión y experiencia es clave para asegurar que el planteamiento que estamos haciendo les servirá para registrar correctamente esta tipología de información. Las más de 30 funcionalidades que se desarrollarán a lo largo de los próximos años van muy enfocadas a entidades que atienen a personas en diferentes ámbitos, como hacen las entidades que participan de este proyecto. Concretamente, algunas de las funcionalidades específicas que se están desarrollando tienen la intención de permitir gestionar desde SinergiaCRM temas como: ayudas económicas, diferentes centros dentro de una misma entidad, equipaciones residenciales y registros diarios, así como información sobre formación y experiencia laboral, entre otros. Con todo esto, en la herramienta ganará mucha importancia todo el que tiene que ver con la atención integral a las personas.
De momento, ¿qué feedback os han dado las entidades de nueva incorporación?
Las entidades que se han incorporado valoran positivamente poder tener todos los datos, o gran parte de ellos, en un único lugar y de forma unificada de manera que cada información aparece solo una vez. Además, el hecho de saber que todos estos datos están protegidos y guardados en la “nube” y que los pueden consultar o registrar desde cualquier lugar, también les gusta. Finalmente, otra cosa que valoran positivamente es la capacidad de poder adaptar la herramienta a sus necesidades desde el inicio y que esto también se pueda ir haciendo a lo largo del tiempo a medida que van cambiando las dinámicas de la entidad.
Por lo que nos ha ido llegando, parece que una de las principales preocupaciones es como encajarán los datos que ya tienen en esta nueva estructura que se les plantea y evitar perder información importante. Con la ayuda de los compañeros de m4Social, que harán un seguimiento más directo con las entidades en esta primera parte del proceso, intentaremos calmar las preocupaciones que tengan y gestionar las que puedan ir surgiendo. Sabemos que están impacientes por tenerlo ya en uso, pero el proceso es largo y todavía faltan algunos meses para que sea así.
¿Dónde crees que se tienen que poner más esfuerzos?
Cada una de las actuaciones que se están haciendo desde SinergiaTIC en el marco del proyecto SimbiòTIC han requerido un esfuerzo extra y tenemos unas cuántas personas involucradas en cada una de ellas de las diferentes áreas de la asociación. Más allá de la parte técnica, coordinar a todas las entidades que participan en el proyecto, cada una con su realidad y sus necesidades, es una de las tareas que nos está suponiendo más trabajo.
De todos modos, lo que parece que requerirá más esfuerzos por parte de nuestro equipo, es el proceso de implantación de las entidades que están empezando a usar SinergiaCRM por primera vez. No solemos llevar a cabo tantos procesos de implantación inicial a la vez y hemos tenido que repensar algunas maneras de trabajar y preparar una metodología específica para poderlo hacer.
Por suerte, en este proceso contamos con el apoyo del equipo de m4Social que acompañarán a las entidades en estos primeros pasos de manera más directa. Esto amplía la capacidad de actuación y permitirá poder hacer una atención más personalizada en este primer momento de contacto de las entidades con la herramienta con el objetivo de que sea un éxito. Nuestro rol es acompañar a cada una de las entidades en la medida que lo necesite. Con las entidades de nueva incorporación, nuestro rol es de acompañamiento integral junto con los técnicos de m4Social en estas primeras fases de la implantación, pero con las entidades que ya hace tiempos que utilizan SinergiaCRM, nuestro rol es más de ayudarlos a resolver cuestiones o implementar mejoras.
¿Cuáles son las próximas fases del proyecto?
Avanzar con los desarrollos que se están acabando de validar en las sesiones conjuntas que estamos llevando a cabo con las entidades, mientras continuamos progresando en las diferentes subfases de la implantación conjunta de las entidades de nueva incorporación.
En paralelo a todo esto, tal y como hemos estado haciendo hasta ahora, con las entidades que ya eran miembros de SinergiaTIC continuaremos trabajando en aquellas adaptaciones que nos pidan. Para aquellas entidades en la misma situación que todavía no nos han contactado, esperamos, el verano que viene, haber podido hablar con todas ellas y poder tener un plan de trabajo establecido.
¿Desde vuestro punto de vista, cómo creéis que puede beneficiar SimbiòTIC al tercer sector social?
SimbiòTIC es una gran oportunidad para que estos procesos de mejora de la digitalización que llevarán a cabo un buen grupo de entidades del tercer sector social puedan servir de ejemplo y experiencia para que en el futuro más entidades se atrevan a dar el paso. Más allá de que también beneficiará enormemente a las entidades que participan de este proyecto con la mejora de la gestión de sus datos, reduciendo los duplicados o facilitándoles la posterior explotación de estas.
En cuanto a SinergiaCRM, el desarrollo que se hará en el marco de este proyecto acabará impactando a todas las entidades que lo usan en su día a día y esperamos que ayude a la mejora de gestión de muchos aspectos de estas.
*Recuerda que también puedes leer aquí la entrevista con David Lladó Villanua, técnico TIC de m4Social, para conocer su visión sobre estos primeros meses de SimbiòTIC.
