El nou entorn de competitivitat de les empreses ha creat unes condicions i una manera de treballar que no tenen precedent: per una banda, cada cop més projectes depenen d’equips multidisciplinaris, que combinen treballadors presencials amb freelances a distància, i per una altra, el coneixement s’ha convertit en el recurs de més valor al mercat actual. Que es tregui partit d’aquests dos punts depèn, en gran part, d’una bona gestió de les TIC. Ja no es tracta de gestionar dades, es tracta de gestionar comunicació, informació i coneixement.

Els processos

L’avanç tècnic ha donat lloc al desenvolupament d’aplicacions informàtiques de gestió empresarial, centrades en el tractament de la informació i del coneixement. Partint de l’espiral del coneixement de Nonaka i Takeuchi, la qual identifica quatre processos inherents a la gestió del coneixement, un article publicat a Intangible Capital, assigna a cada procés el tipus d’eina més apropiada per donar-li suport:

• Socialització: que es produeix per la interacció entre persones i el fet de compartir experiències, sigui parlant a través de la pràctica o l’observació. Eines TIC: mapes de coneixement, portal corporatiu, comunitats virtuals, videoconferències.
• Interiorització: Assimilació del coneixement explícit, resultat de l’aprenentatge i la posada en pràctica. Eines TIC: Fòrums, simulació, data mining, intel·ligència artificial.
• Exteriorització: la comunicació del coneixement intern a través de la seva representació i formalització. És un acte voluntari i explícit.  Eines TIC: software de simulació, sistemes multimèdia, portals de coneixement, workflow, intranets, correu electrònic.
• Combinació: Intercanvi, associació i estructuració de coneixements explícits que vénen de diferents fonts, i que faciliten la generació de nous coneixements. Eines TIC: Internet, cercadors, intranet, portal corporatiu, gestió documental.

Les eines

Tanmateix, cada eina pot donar suport a més d’un procés de gestió (combinació, generació i disseminació d’informació) de coneixement. Això es veu clar a una entrada del Blog de Transformación digital, de Grupo Cegos, la qual presenta tres eines essencials per gestionar equips de manera efectiva:

·         Basecamp: Una plataforma virtual que centralitza tota la informació de cada projecte per una empresa, i la fa accessible a tots els membres de l’equip, amb una línia de comunicació constant oberta. Sobretot un procés de combinació del coneixement, però també d’exteriorització.

·         Freedcamp: És similar a Basecamp, però permet personalitzar més cada projecte, i adaptar la plataforma depenent de les característiques d’aquest. Igualment, permet assignar tasques a treballadors i té, fins i tot, un «mur» com el de Facebook per comunicar-se amb la resta de l’equip. Igual que l’anterior, aquesta eina dóna suport al procés de combinació i exteriorització, però també al procés de socialització.

·         Trello: Aquesta eina, gratuïta igual que Freedcamp, permet ordenar tasques i organitzar-les, tot des d’una sola pantalla, i mantenir a tots aquells que hi treballen informats de l’estat del projecte en cada moment. Aquí la combinació de coneixement juga un paper menys important, i es posa èmfasis en la socialització.

Els treballadors

No s’ha d’oblidar que també existeix, en qualsevol equip, el «factor humà», que és clau en els processos de gestió del coneixement. L’anàlisi de la relació entre les TIC i la gestió del coneixement no estarà completa si no es considera la relació entre les TIC i els treballadors com una variable del procés. Això és així tant en equips presencials com en equips remots o mixtos. En aquest sentit, l’Observatori de Recursos Humans ofereix alguns consells pràctics per gestionar equips dels quals almenys una part treballa a distància:

·         Prioritzar aquells que treballen a distància.

·         Mantenir la comunicació oberta en tot moment, sense deixar que esdevingui intrusiva.

·         Programar videoconferències de manera regular, perquè els treballadors a distància no se sentin aïllats.

·         Vigilar que la informació flueixi de manera simètrica, és a dir, assegurar-se que la informació arriba sempre a tothom.

·         Fer un bon ús de les eines digitals: per una banda, decidir des d’un bon principi quines eines ajudaran a l’equip a mantenir-se comunicat (socialització, combinació), i quines serviran per emmagatzemar i compartir documents (combinació, exteriorització).

Fonts:

Tecnologías de la información para la gestión del conocimiento. Disponible en: http://upcommons.upc.edu/bitstream/handle/2099/2945/Tecnologias%20de%20la%20informacion.pdf

Claves y Apps para la gestión de equipos remotos. Disponible en: http://www.blogdetransformaciondigital.es/claves-y-apps-para-la-gestion-de-equipos-remotos/

Cómo mejorar la gestión de equipos a distancia. Disponible en: http://www.observatoriorh.com/gestion/un-nuevo-reto-la-gestion-de-equipos-a-distancia.html