SimbiòTIC ja és una realitat i està en marxa. Des de fa uns mesos, des de la Taula d’entitats del Tercer Sector Social de Catalunya, a través de m4Social, i en col·laboració amb l’Associació SinergiaTIC, estem impulsant el projecte SimbiòTIC, que ha rebut finançament dels fons europeus Next Generation, i que vol promoure la transformació digital del tercer sector. Per conèixer en quin punt es troba el projecte, parlem amb la Xènia Casanovas Díez, responsable de projectes a l’Àrea d’Atenció a Entitats de SinergiaTIC.
Quin és l’objectiu que us havíeu marcat per aquests primers mesos de treball?
SimbiòTIC ja està en marxa i totes les persones de l’equip de SinergiaTIC estem molt contentes de veure com tot es comença a fer realitat. L’objectiu principal d’aquests primers mesos de treball ha estat poder engegar l’execució del projecte i que les entitats poguessin començar a treballar. Per això, hem estat treballant per tal que totes tinguessin la seva instància de SinergiaCRM mentre que hem estat avançant amb la definició de les noves funcionalitats que es volen incorporar a l’eina i hem arrencat amb els processos de cocreació per tal que les entitats validin aquestes diferents funcionalitats.
Finalment, també hem començat a treballar amb les entitats de nova incorporació, que han de passar per tot un procés específic, per tal d’acompanyar-les en la implantació inicial de SinergiaCRM. Ja feia uns mesos que estàvem dissenyant la metodologia d’aquest procés específic i en les últimes setmanes ja hem estat fent trobades amb les entitats per tal d’arrencar també amb aquesta part.
Com està sent el procés de treball?
Estem treballant de diferents maneres perquè tenim diversitat de casuístiques entre les entitats participants de SimbiòTIC i ens intentem adaptar a totes per tal que cadascuna tingui el que necessita. De SimbiòTIC se n’estan beneficiant un conjunt d’entitats que han entrat a formar part de SinergiaTIC gràcies a aquest projecte, però també un grup d’entitats que ja eren membres de l’associació i que podran gaudir de certes millores gràcies a aquesta col·laboració.
Les entitats de nova incorporació estan seguint un procediment d’implantació inicial de SinergiaCRM. Aquest consta d’una primera fase comuna en la qual les acompanyarem per fer unes càrregues de dades inicials a SinergiaCRM en els principals mòduls que són del seu interès. Aquesta és la fase que hem començat recentment amb elles. Una vegada acabada aquesta primera fase, contem que cap a l’estiu del 2024, cada entitat gaudirà d’un espai per demanar adaptacions més específiques a la seva activitat concreta. Per altra banda, amb les entitats que ja estaven fent ús, més o menys actiu, de SinergiaCRM, s’està fent un seguiment més individualitzat en funció de coses específiques que elles ens demanen. A part d’aquests dos grans grups, també hi ha algunes entitats que per la complexitat o per les necessitats que tenen segueixen un altre camí d’implantació més individualitzat.
Paral·lelament a tot això, es va treballant en el desenvolupament de funcionalitats específiques per federacions mitjançant unes sessions conjuntes amb les entitats per tal que puguin donar la seva opinió i aportar la seva experiència. Per ara, ja se n’han dut a terme un parell i estem molt contents de la resposta rebuda en forma de participació per part de les diferents entitats, tant de les noves com de les que ja eren usuàries de SinergiaCRM.
Amb totes les entitats participants del projecte SimbiòTIC, s’està treballant per poder desenvolupar noves funcionalitats que es puguin incorporar al software. Pots explicar-nos quin tipus de funcionalitats han demanat les entitats?
En el marc del Simbiòtic estem desenvolupant dos tipus de funcionalitats: unes de caràcter més transversal i unes altres de més específiques per a les federacions, tot i que aquestes funcionalitats acabaran sent per tothom.
Concretament, i en paral·lel al que comentava anteriorment, també s’està treballant en el desenvolupament de noves funcionalitats transversals, que poden ser d’interès per qualsevol entitat, i de noves funcionalitats específiques adreçades específicament a les entitats d’un determinat àmbit. En aquesta segona actuació és on hem demanat la participació de les diferents entitats, ja que la seva opinió i experiència ens és clau per assegurar que el plantejament que estem fent els servirà per registrar correctament aquesta tipologia d’informació.
Tot això és així perquè aquestes més de 30 funcionalitats que es desenvoluparan al llarg dels anys vinents van molt enfocades a entitats que atenen persones en diferents àmbits, com fan les entitats que participen d’aquest projecte. Concretament, algunes de les funcionalitats específiques que s’estan desenvolupant tenen la intenció de permetre gestionar des de SinergiaCRM temes com: ajuts econòmics, diferents centres dins d’una mateixa entitat, equipacions residencials i registres de diari, així com informació sobre formació i experiència laboral, entre d’altres. Amb tot això, a l’eina guanyarà molta importància tot el que té a veure amb l’atenció integral a les persones de les entitats.
De moment, quin feedback us han donat les entitats de nova incorporació?
Les entitats que s’han incorporat valoren positivament poder tenir totes les dades, o gran part d’elles, juntes en un lloc i unificades de manera que cada informació aparegui només una vegada. A més, tenir la certesa que aquestes estan protegides i guardades al “núvol” de manera que les poden consultar o registrar des de qualsevol lloc, també els agrada. Finalment, una altra cosa que es valora positivament és la capacitat de poder adaptar l’eina a les seves necessitats des de l’inici i que això també es pugui anar fent al llarg del temps a mesura que van canviant les dinàmiques de la seva entitat.
Pel que ens ha anat arribant, sembla que una de les principals preocupacions és com encaixaran les dades que ja tenen en aquesta nova estructura que se’ls planteja i evitar perdre informació important. Amb l’ajuda dels companys de m4Social, que faran un seguiment més directe amb les entitats en aquesta primera part del procés, intentarem calmar les preocupacions que tinguin i gestionar les que puguin anar sorgint. Sabem que estan impacients per tenir-ho ja en ús, tot i que el procés és llarg i encara falten alguns mesos perquè això sigui així.
On creus que s’han de posar més esforços?
Cada una de les actuacions que s’estan fent des de SinergiaTIC en el marc del projecte SimbiòTIC han requerit un esforç extra i tenim unes quantes persones involucrades en cada una d’elles de les diferents àrees de l’associació. Més enllà de la part tècnica, coordinar totes les entitats que participen en el projecte, cada una amb la seva realitat i les seves necessitats, és una de les tasques que ens està suposant més feina.
De totes maneres, el que sembla que requerirà més esforços per part del nostre equip, és el procés d’implantació de les entitats que estan començant a fer servir SinergiaCRM per primera vegada. No solem dur a terme tants processos d’implantació inicial a la vegada i hem hagut de repensar algunes maneres de treballar i preparar una metodologia específica per poder-ho fer.
Per sort, en aquest procés comptarem amb el suport de l’equip de m4Social que acompanyaran a les entitats en aquestes primeres passes de manera més directa. Això amplia la capacitat d’actuació i permetrà poder fer una atenció més detallada en aquest primer moment de contacte de les entitats amb l’eina per intentar que sigui un èxit. El nostre rol és acompanyar a cada una de les entitats en la mesura que ho necessiti. Amb les entitats de nova incorporació, el nostre rol és d’acompanyament integral juntament amb els tècnics de m4Social en aquestes primeres fases de la implantació, però amb les entitats que ja fa temps que utilitzen SinergiaCRM, el nostre rol és més d’ajudar-los a resoldre qüestions o implementar millores.
Quines són les pròximes fases del projecte?
Avançar amb els desenvolupaments que s’estan acabant de validar en les sessions conjuntes que estem duent a terme amb les entitats, mentre continuem avançant en les diferents subfases de la implantació conjunta de les entitats de nova incorporació.
En paral·lel a tot això, tal com hem estat fent fins ara, amb les entitats que ja eren membres de SinergiaTIC continuarem treballant en aquelles adaptacions que ens demanin. Per aquelles entitats en la mateixa situació que encara no ens han contactat, esperem, per l’estiu que ve, haver pogut parlar amb totes elles i poder tenir un pla de treball establert.
Des del vostre punt de vista, com creieu que pot beneficiar SimbiòTIC al tercer sector social?
SimbiòTIC és una gran oportunitat per tal que aquests processos de millora de la digitalització que duran a terme un bon grup d’entitats del tercer sector social puguin servir d’exemple i experiència per tal que en el futur més entitats s’atreveixin a fer el pas. Més enllà que segur que també beneficiarà enormement a les entitats que participen d’aquest projecte amb la millora de la gestió de les seves dades, reduint els duplicats o facilitant-los la posterior explotació d’aquestes.
Pel que fa a SinergiaCRM, el desenvolupament que s’hi farà en el marc d’aquest projecte acabarà impactant a totes les entitats que el fan servir en el seu dia a dia i esperem que ajudi a la millora de gestió de molts aspectes d’aquestes.
*Recorda que també pots llegir aquí l’entrevista amb el David Lladó Villanua, tècnic TIC de m4Social, per conèixer la seva visió sobre aquests primers mesos de SimbiòTIC.
