La comunicació interna és aquella que es produeix en el circuit intern d’una organització, és a dir, entre treballadors, col·laboradors, voluntaris i membres de la direcció. Sovint, els projectes es desenvolupen per equips multidisciplinaris, que els componen membres diferents en cada cas, i que es poden trobar físicament a la mateixa entitat o a distancia. En aquests context, per facilitar la comunicació i millorar la coordinació, avui parlarem d’Slack.
Slack és una eina senzilla que pot aportar molt valor a la nostra organització: és per aquest motiu que només dos anys després del seu llançament ja la utilitzen més de 30 mil equips de treballadors, i que la seva empresa està valorada en mil milions de dòlars. Es tracta d’un espai de treball digital, al que es pot accedir online o a través d’una app, i on podem centralitzar tota la comunicació d’una organització: e-mails, anuncis, documents, converses…
En donar-nos d’alta a Slack, generarem un espai de treball on podem convidar altres membres del equip perquè es converteixin en administradors per gestionar l’eina o per ser col·laboradors.
Però anem per parts. En què consisteix exactament Slack? Aquests són els atributs principals de l’eina:
- L’equip o espai de treball: És únic per tots els membres de la nostra organització, a no ser que sigui tan gran que el vulguem dividir en departaments. És on es recull tota la informació i des d’on cada usuari pot accedir a tot el contingut relacionat amb la nostra entitat.
- Els canals: Principal mètode de comunicació d’Slack, cadascun amb un hashtag per títol. Per defecte, cada espai de treball tindrà els canals #general (ideal per crear avisos o donar notícies generals) i #varios, però com a administrador podrem crear-ne tants com vulguem, i relacionar cadascun d’ells amb un projecte, un servei o un equip específic.
Hi ha dos tipus de canal, més un tercer que s’ha començat a explorar en versió beta:
- Els canals oberts: Tots els membres de l’espai de treball hi tindran accés i hi podran contribuir amb els seus comentaris, documents, fotografies, etc.
- Els canals privats: Només aquells convidats a formar-ne part podran veure el contingut del canal i afegir-hi la seva.
- Els canals compartits (en beta): Serviran de pont entre l’espai de treball d’una entitat i una altra. Poden ser tancats o oberts, i faciliten la comunicació i el fet de trobar informació en el futur.
- Els missatges directes: Igual que el correu electrònic, serveix per escriure’s de forma privada entre els membres de l’equip. Ofereix l’avantatge que els missatges s’organitzin per persona, pel que es pot consultar l’historial més fàcilment.
Avantatges de fer servir Slack
Cada vegada hi ha més equips que fan servir Slack i cada vegada hi ha més treballadors que, a les xarxes socials, comparteixen els motius pels quals aquesta eina és tan útil i els hi facilita tant la feina. Hem recollit aquí un seguit d’avantatges o funcions que els seus usuaris valoren especialment:
- Tot el contingut del teu espai de treball és «cercable», és molt fàcil retrobar qualsevol conversa o document en el futur. L’eina de cerca de Slack és particularment efectiva, i a més té una opció avançada que et permet filtrar per membres, canals, o dates.
- Slack permet compartir tot tipus d’arxius tan sols arrossegant-los i deixant-los anar a la conversa o canal que vulguis. Si el que enganxes és l’enllaç a un document de Google Drive o Dropbox, aquest document passarà a estar sincronitzat amb Slack, i el podràs buscar des d’aquesta eina directament.
- Es pot integrar amb moltes altres eines, la qual cosa permet tenir-ho tot centralitzat en una sola plataforma. Al seu web especifiquen amb quines eines és compatible, i veuràs que estan totes les principals: a més de Google Drive i Dropbox, també estan GitHub (útil per desenvolupadors), HelpScout (un servei de tiquets, per resoldre problemes), Trello (organització de projectes)…
- Ideal per equips a distància o parcialment a distància, ja que al ser en temps real, tots els membres de l’equip poden col·laborar per igual.
- Utilitzat bé, Slack reduirà significativament el tràfic d’e-mails que rebis i enviïs, la qual cosa millorarà la teva productivitat i facilitarà també la classificació de la informació que has compartit. Ara bé, igual que no és efectiu comprovar l’e-mail cada pocs minuts, es recomana evitar la temptació i no clicar Slack cada vegada que es rep una nova notificació.
Per organitzacions sense ànim de lucre
Pel que fa als plans de pagament, actualment Slack compta amb tres versions: La gratuïta (amb els atributs bàsics, utilitzable per tots els membres de l’equip i de manera indefinida), l’estàndard (amb un preu de 6,25 € per usuari per mes) i la plus (la que proporciona més opcions, que amb el pla anual surt a 11,75 € al mes per usuari). Tanmateix, si la nostra organització és una entitat sense ànim de lucre i compleix els requisits que estableix l’equip d’Slack, podrem aconseguir el pla estàndard de forma gratuïta. Dirigint-nos aquí podem consultar si és el nostre cas.
Fonts:
http://acciosocial.org/agencia-de-comunicacio-social/materials-de-comunicacio/
https://get.slack.help/hc/es/categories/202622877-Gu%C3%ADas-para-usar-Slack
https://get.slack.help/hc/en-us/articles/204368833-Slack-for-Nonprofits
