En una era en la qual el que més es valora és el temps i l’atenció, no és d’estranyar que les apps de productivitat se centrin en el registre del temps. És el que es coneix com a time-tracking, l’acció de registrar les activitats que dus a terme i el temps que hi dediques a cada una al llarg del dia. Però, per què és tan important saber quant trigues a fer cada cosa, o quines coses fas? La raó és que abans de decidir a què has de dedicar quanta estona, has de saber quanta li estàs dedicant actualment, i analitzar el per què. Saber en què estàs ocupant les hores, o fins i tot els minuts, et portarà a respondre preguntes com ara: realment era necessari que em passés tanta estona fent això? No hauria estat millor dedicar el temps a aquesta altra cosa? Quin objectiu tenen totes aquestes accions?

En altres paraules, el time-tracking no t’ajuda a ser productiu per si sol, sinó a entendre cap a on et dirigeixes, si tens objectius clars, i a què estaria millor dedicar el teu esforç. Com bé remarquen a La Fábrica del Tiempo, no es tracta de treballar més, sinó de treballar de manera més intel·ligent, deixar de perdre el temps en tasques poc rendibles (tant en la teva vida personal com professional). El time-tracking és un motor de canvi, que et permet revisar allò que no funciona, o que és poc efectiu, i que fins ara no t’havies qüestionat mai. Et permet analitzar les teves rutines i canviar-les d’una manera pràctica.

Les millors apps per mesurar el teu dia a dia

RescueTime: Segurament una de les apps de time-tracking més populars globalment. RescueTime permet registrar el teu temps personal i a la feina de manera manual, i fa seguiment d’aquelles apps i webs que més visites. A partir d’aquesta informació, que categoritza automàticament, genera el teu percentatge de productivitat diari, per tal que puguis veure quins dies ets més efectiu, i en què es diferencien de la resta, i produeix informes setmanals.

Toggle: Integrable al teu navegador, aquesta aplicació fa un seguiment del temps que dediques a cada tasca i projecte, sigui de manera manual o automatitzada, a temps-real. Fins i tot quan no tens connexió recull dades, per tal que quan tornis a tenir-ne es pugui actualitzar al moment.

Timecamp: Especialment pensada per empreses, permet comparar els pressupostos inicials amb el temps i cost real d’un projecte. Connecta equips sencers, fent un seguiment del seu temps i tasques al llarg del dia, sense que s’hagin d’inserir les dades manualment. Útil per managers, ja que permet extreure informes i facilita la gestió de treballadors.

Forecast: Aquesta app intenta preveure quant trigaràs a realitzar certes tasques, i també està pensada per equips. Les prediccions es perfeccionen a mesura que entren noves dades, i per tant cada vegada dóna unes estimacions més acurades de quant trigarà un equip a realitzar certes tasques, de manera visual i efectiva, especialment a l’hora de decidir a quines tasques o equips vols dedicar els teus recursos.

Tracking Time: Aplicació web disponible en castellà, Tracking Time està pensada per registrar les hores de treball teves i del teu equip. Permet organitzar les tasques per clients i projectes, i deixa veure als membres d’un equip què estan fent els seus companys. Està enfocada a equips internacionals que treballen en remot i fa especial èmfasi en la protecció de dades.

Consells per implementar el time-tracking a la teva organització

• La idea global: No es tracta tant de comptabilitzar cada minut, com de ser conscient què es vol aconseguir, i així poder establir unes prioritats. Establir prioritats requereix planificar i pensar què és allò que es vol aconseguir en un dia, una setmana o un any, i qualsevol app de mesurar el temps que se centri al voltant d’aquesta idea és més probable que sigui útil a llarg-termini.
• Les dades, a les mans dels treballadors: Perquè a ningú li fa gràcia saber que les dades de la seva productivitat es reenvien als seus caps, el més recomanable és deixar que siguin ells o elles qui escullin quines dades compartir des de l’app. Així és com funciona ATracker, una app popular entre el personal dels hospitals, que permet compartir quant de temps s’ha estat dins de quiròfan, amb un pacient, o fent una tasca en particular. També serveix perquè, abans de voler reportar les dades de l’app, un treballador voldrà analitzar-les i millorar-les, i així incrementar la seva productivitat per decisió pròpia. Altres grans empreses, com ara Twitter o Uber, fan servir aplicacions com I Done This, més senzilles però efectives: cada dia, al vespre, els treballadors reben un correu on han de respondre amb les tasques que han completat aquell dia.
• Un ambient de treball propici: Es pot registrar el temps sense utilitzar cap aplicació, però el seu ús de ben segur que en facilitarà la pràctica. O fins i tot el fet de posar-te recordatoris, alarmes, o una aplicació que s’engega només obrir l’ordinador et podria ajudar a implementar aquest hàbit, igual que el fet de lligar-lo a una altra rutina que ja hagis adoptat.

Fonts:

https://www.theguardian.com/business/2015/aug/18/time-management-apps-work-life-balance-productivity

https://blog.toggl.com/get-habit-time-tracking/

https://blog.forecast.it/blog/why-time-tracking-is-important-for-you-and-your-organization

http://lafabricadeltiempo.es/time-tracking-aplicaciones-que-te-ayudan-a-medir-tu-tiempo/

http://lafabricadeltiempo.es/time-tracking-aprende-a-medir-a-que-dedicas-tu-tiempo/